Plantilla de encargo de tratamiento
Anexo orientativo para completar, revisar y firmar por las partes.
1. Partes y roles
Responsable: [empresa cliente, NIF, domicilio y representante].
Encargado: Jesús Javier Nieto Domínguez, 31726887C, Calle Batalla Salado, 13, 11405, Jerez de la frontera, Cádiz.
2. Objeto, duración y naturaleza
El encargado alojará y operará, siguiendo instrucciones documentadas, las funciones contratadas de fichaje, planificación, gestión de trabajadores, depósito de nóminas ya confeccionadas y administración de incidencias. Duración: [vigencia del servicio más los periodos de devolución, bloqueo y supresión acordados]. Operaciones: recogida, organización, consulta, conservación, comunicación autorizada, exportación, copia, recuperación y eliminación.
3. Personas y datos
Personas afectadas: plantilla, antiguos trabajadores durante los plazos aplicables, candidatos o colaboradores únicamente si el responsable los incorpora de forma autorizada. Datos: identificación, contacto, relación laboral, cuadrantes, fichajes, ausencias, incidencias, comunicaciones, documentos de nómina y evidencia técnica. Los datos de salud deben limitarse a lo estrictamente necesario y quedar sujetos a controles reforzados.
4. Instrucciones y confidencialidad
El encargado tratará los datos solo conforme al contrato y a instrucciones documentadas, informará si considera que una instrucción puede infringir la normativa y garantizará compromisos de confidencialidad y formación adecuada para las personas autorizadas.
5. Seguridad
Las partes documentarán medidas proporcionales al riesgo, incluyendo separación por empresa, mínimo privilegio, autenticación reforzada para funciones sensibles cuando proceda, cifrado en tránsito, registros de auditoría, gestión de vulnerabilidades, copias verificadas, continuidad, retención y respuesta a incidentes. Anexo técnico aplicable: [identificar versión y fecha].
6. Subencargados y transferencias
Régimen de autorización: [específica o general con preaviso y posibilidad de objeción]. Lista inicial: [proveedor, servicio, ubicación y garantías]. Transferencias fuera del EEE: [indicar si existen y documentar el mecanismo aplicable].
7. Asistencia y brechas
El encargado ayudará razonablemente a atender derechos, evaluaciones, consultas y requerimientos. Comunicará al responsable las violaciones de seguridad conocidas sin dilación indebida por [canal y plazo operativo], aportando la información disponible y actualizaciones. El responsable conserva la decisión sobre notificaciones a autoridades y personas afectadas.
8. Devolución, eliminación y bloqueo
Al finalizar, el responsable elegirá entre devolución y eliminación, salvo conservación exigida o bloqueo documentado. Deben acordarse formato de exportación, ventana de descarga, tratamiento de copias, certificación y plazos. Los artefactos administrativos y registros sujetos a conservación se gestionarán conforme a las instrucciones válidas y a los bloqueos activos.
9. Evidencias y auditoría
El encargado pondrá a disposición información razonable sobre el cumplimiento y permitirá auditorías conforme a alcance, preaviso, confidencialidad y seguridad acordados. Las partes identificarán responsables, frecuencia, costes y tratamiento de hallazgos.
10. Firmas
Por el responsable: [nombre, cargo, fecha y firma].
Por el encargado: [nombre, cargo, fecha y firma].